Tapahtumajärjestäjän opas

Lupia ja ilmoituksia käsittelee moni taho, useimmiten lupaviranomainen on kunta, poliisi tai pelastuslaitos.

Poliisin sivuilla on kattava tietopaketti ohjeista sekä tapahtumanjärjestämiseen vaadituista luvista (lähde: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet).

Yleisötilaisuudet
Tilaisuus tai tapahtuma on yleisötilaisuus silloin, kun se on avoin kenelle tahansa, joko ilmaiseksi tai pääsylipun ostamalla. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat erilaiset messut ja
markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat. Yleisötilaisuuteen osallistuminen ei siis edellytä erillistä kutsua tai jonkin yhteisön jäsenyyttä. Yleinen kokous eli niin sanottu mielenosoitus ei ole yleisötilaisuus.

Millaisista tilaisuuksista pitää ilmoittaa?
Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille. Aivan kaikista yleisötilaisuuksista ei tarvitse ilmoittaa. Usein tällaisten tapahtumien luonne on sellainen, että sivullisille ja ympäristölle ei aiheudu haittaa eikä erillisiä liikennejärjestelyjä vaadita. Tilaisuuden paikka tai yleisön vähäinen määrä voi olla myös perusteena, että tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa. On hyvä aina ottaa yhteyttä tilaisuuden järjestämispaikan poliisiin ja selvittää paikallinen kanta. Ainakin seuraavista tilaisuuksista on syytä tehdä ilmoitus.

• suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
• yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
• erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
• myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
• tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on alkoholin anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
• tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (eli on vaarana, että tilaisuutta tullaan
  jollain tavalla häiritsemään). (lähde: https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet)

Tampereen kaupunki on koonnut kattavan oppaan tapahtumajärjestäjän työkaluksi ja moni asia sujuu Nokiallakin samaan tapaan kuin Tampereella. Erinomaiseen oppaaseen kannattaa tutustua hyvissä ajoin ja moni asia onkin järjestetty seudullisesti Tapahtumajärjestäjän opas [Tampereen kaupunki – Tapahtumajärjestäjille]

Ilmoitukset poliisille

Poliisille tehtävät ilmoitukset voi tehdä joko verkossa tai tulostettavalla lomakkeella, jonka voi toimittaa paikalliselle poliisille postitse tai sähköpostilla. Poliisin sivuilla (https://poliisi.fi/yleisotilaisuudet) olevista nuolista aukeaa lisätietoja ja ohjeita. Lomakkeet löytyvät Poliisin sivujen oikeasta reunasta.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta
Tee ilmoitus yleisötapahtumasta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on
tehtävä tätä aikaisemmin. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista.

Ennakoi ja ole ajoissa
Poliisilla on oltava viisi vuorokautta ennen tilaisuutta käytettävissään täydelliset tilaisuutta koskevat tiedot. Näin poliisi voi arvioida, voidaanko asia käsitellä ilmoituksena. Jos yleisötilaisuutta koskien pitää antaa muita määräyksiä, asiassa tehdään päätös.

Jos tilaisuuteen tarvitaan liikenteenohjaajia tai tilapäisiä järjestyksenvalvojia, tee ilmoitus vähintään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Jos kyseessä on suuri tai monipäiväinen tapahtuma, ota yhteyttä järjestämispaikan poliisilaitokseen jo järjestelyjen alkuvaiheessa. Kun turvallisuuteen liittyvistä asioista voidaan keskustella hyvissä ajoin, vältytään yllätyksiltä puolin ja toisin.

Järjestyksenvalvonta
Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää.

Ilmoitukset pelastuslaitokselle

Pirkanmaan pelastuslaitos vastaa pelastustoimen palveluiden järjestämisestä Pirkanmaan hyvinvointialueella. Pelastuslaitoksen palveluita ovat onnettomuuksien ehkäisy, pelastustoiminta,
varautuminen ja valmiussuunnittelu sekä turvallisuusviestintä.
Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma. Tarkimman tiedon ja suoran linkin ilmoituksiin löydät Poliisin ja pelastuslaitoksen sivuilta.

Milloin yleisötilaisuuteen laaditaan pelastussuunnitelma?
Pelastuslaki edellyttää, että tilaisuuden järjestäjän on laadittava pelastussuunnitelma yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistujien suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvallisuusriski. Asetus pelastustoimesta tarkentaa, että yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai
tapahtumaan, jossa:

• arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä,
• käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina paloja räjähdysvaarallisia kemikaaleja,
• tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta tai
• tilaisuuden luonne aiheuttaa erityistä vaaraa.
• Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma voidaan sisällyttää osaksi tapahtuman kokonaisvaltaista turvallisuussuunnitelmaa, jossa käsitellään myös muita turvallisuusasioita, kuten järjestyksenvalvontaa ja liikennejärjestelyjä. (Lähde: https://pelastustoimi.fi/asiointi/yleisotilaisuuden-valvonta/yleisotilaisuuden-pelastussuunnitelma, https://pelastustoimi.fi/asiointi/pelastussuunnitelma)

Pelastuslaitoksen sivuilta löytyy lomakkeet ja ohjeet kaikkiin osa-alueisiin. Yleisötapahtumien osuus on sivun loppuosassa. Varaa riittävästi aikaa pelastussuunnitelman täyttämiseen. Lomake ohjaa toimintaa, jolloin se kannattaa ottaa työvälineeksi jo tapahtuman alkuvaiheen suunnittelussa. Lomake on hyvin laaja, ja sisältää paljon osioita, jotka eivät koske kaikkia tapahtumia. Relevanttien tietojen selvittämiseen voi kulua yllättävästikin aikaa.

Pelastuslaitoksen luvat voi hakea sähköisenä lomakkeena tai
täyttämällä sivuilta löytyvän lomakkeen ja toimittamalla sen
paikalliselle pelastusviranomaiselle. yleisotapahtumat.pi@pelastustoimi.fi

Ensiapu
Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2–3 hengen partiosta useisiin partioihin. Pienissä
ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Suurissa urheilutapahtumissa tapahtumasta informoidaan lisäksi alueen ensiapua tarjoavaa sairaalaa.

Nokian kaupunki myöntää yleisten alueiden käyttöluvat, kuten maankäyttö- ja katuluvat, torin, puistojen ja liikuntapaikkojen luvat.

Tilojen tilavaraukset

Poutunpuiston ja Kennonnokan kesäteatterialueen varaukset
Poutunpuiston ja Kennonnokan kesäteatterin alueen voi varata erilaisten tapahtumien järjestämiseen. Varauksia haetaan Nokian kaupungin Hyvinvointi- ja vapaa-aikatoimistosta, ei Lupapisteestä.

Maataideteos Yltä ja Alta

Tapahtuman järjestäminen maataideteoksella
Taideteos ympäristöineen on suosittu ulkoilualue, jossa järjestetään myös tapahtumia. Tapahtumien järjestämiseen maataideteoksella tarvitaan aina lupa.

Maanomistajan lupa haetaan Nokian kaupungilta sähköpostitse: hyvinvointijavapaa-aika(at)nokiankaupunki.fi. Vapaamuotoisessa lupahakemuksessa tulee ilmoittaa suunniteltu ajankohta kellonaikoineen, tieto tilaisuuden luonteesta ja ohjelmasta, arvioidusta osallistujamäärästä sekä järjestäjän yhteystiedot.

Tilaisuudesta riippuen tarvitaan melu- ja/tai ympäristölupa. Luvat myöntää Hämeenkyrön kunta, sillä maataideteos lähialueineen on Hämeenkyrön kunnan alueella. Kysymyksessä on pohjaveden ottoalue, joten ympäristön huomioiminen on tärkeää ja alkaa perussäännöstä: ajoneuvoilla ajo tai pysäköinti on kielletty, ellei erillistä lupaa ole osoittaa. Lupaohjeista Hämeenkyrön kunnan sivuilla tästä linkistä.

Lisäksi tehdään ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille. Tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan tarvita myös muita lupia, kuten turvallisuus- ja pelastussuunitelma Pelastuslaitokselle, ohjeita tästä linkistä.

Muut kirjasto- ja kulttuuritilat
Nokian kaupungin Hyvinvointi ja vapaa-aika vuokraa Kerholan ja kirjasto- ja kulttuuritalo Virran tiloja tapahtumiin. Tilavaraukset tehdään ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella Nokian kaupungin verkkosivuilla. Nokian kaupungin tiloja on mukana myös välitilatoiminnassa.

Liikuntapaikkojen tilavaraukset
Nokian alueella on monia erilaisia liikuntapaikkoja, joille voi hakea käyttövuoroja sekä tilapäiseen (erilaiset tapahtumat) että vakituiseen käyttöön.

Katu- ja yleisten alueiden käyttöluvat:
Katujen ja yleisten alueiden neuvontapyynnöt, lupahakemukset ja -ilmoitukset käsitellään Lupapiste.fi – palvelun kautta, sieltä kohdasta: Katujen ja yleisten alueiden käyttö- ja sijoittamisluvat. Lupapisteeseen tehdään sähköinen tunnistautuminen, jonka jälkeen voit hakea mm. yleisten alueiden sijoittamislupaa. Hakemuksen käsittelyyn on varattava aikaa 21 vrk, joten hakemus tulee toimittaa hyvissä ajoin.

Lupapisteestä tehdään ilmoitukset ja lupahakemukset esimerkiksi opasteille, poikkeaville liikennejärjestelyille sekä katujen sulkemiselle. Katujen sulkemisessa on huomioitava myös
julkinen liikenne ja otettava yhteys ajoissa Nysseen.

Ilmoituksiin on merkitty asian käsittelyn määräaika, mutta huomioi myös mahdollisiin korjauksiin ja lisäyksiin kuluva aika.

Melulupa

Toiminnanharjoittajan, jonka toiminta voi aiheuttaa erityisen häiritsevää melua tai tärinää, on tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle. Tämä koskee
esimerkiksi isoja yleisötapahtumia. Ilmoitus tulee tehdä viimeistään 30 vuorokautta ennen toiminnan aloittamista. Ilmoitus melusta ja tärinästä tehdään ympäristönsuojeluyksikköön
sähköisesti Nokian kaupungin Lupapiste.fi-palvelun kautta.

Musiikin käyttölupa

Musiikin soittaminen keikoilla, konserteissa, tansseissa, näytöksissä, näyttelyissä ja muissa tapahtumissa on aina julkista esittämistä. Lupa musiikin esittämiseen tarvitaan sekä pääsymaksullisiin että ilmaisiin tapahtumiin. Myös yritysten ja yhteisöjen henkilökunnalleen tai kutsuvierailleen järjestämiin tapahtumiin tarvitaan lupa, jos niissä soitetaan musiikkia: musiikin esitysluvan kannalta yritysten ja yhteisöjen tilaisuudet eivät ole yksityistilaisuuksia, vaan julkista esittämistä.

Luvan hankkii se taho, joka tapahtuman järjestää. Luvan voi hankkia myös tapahtumatuotannosta vastaava tapahtumajärjestäjä joko omiin tai asiakkaansa nimiin. Musiikkiluvista parhaiten opastaa Teoston sivut: Usein kysytyt kysymykset sekä asiakaspalvelu.

Tapahtumalupa

• Tapahtumalupa sopii yrityksille, yhteisöille, järjestöille tai yksityishenkilöille, jotka järjestävät musiikkia sisältäviä tapahtumia, tilaisuuksia.
• Tapahtumalupa antaa valintasi mukaan oikeuden esittää livemusiikkia, äänitemusiikkia ja karaokea kaikenkokoisissa kertaluontoisissa tapahtumissa, kuten konserteissa, festivaaleissa, näytöksissä, näyttelyissä ja messuilla.
• Lupa tarvitaan sekä maksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin.

Opastaminen
Tapahtuman opasteissa ja liikennesuunnitelmissa on huomioitavia monia turvallisuuteen ja sujuvuuteen liittyviä asioita.

Liikenteenohjaussuunnitelma tarvitaan turvallisuussuunnitelmiin sekä Lupapisteen katu- ja sijoitussuunnitelmiin. Luvan hakija ilmoittaa hakemuksessa tapahtumaan vaadittavan alueen laajuuden. Tapahtuma-aluetta saa käyttää ainoastaan luvassa myönnettyyn tarkoitukseen ja siinä hyväksyttävässä laajuudessa. Mainoksia ei saa kiinnittää kaupungin katuvalo- eikä liikennemerkkipylväisiin.

Väliaikaisesti sijoitettavat liikennemerkit tai mainoskyltit tulee poistaa lupa-ajan päättymisen jälkeiseen päivään mennessä. Mikäli ajoradalla on käytössä vain yksi kaista, on etuajosuhteet esitettävä liikenteenohjaussuunnitelmassa. Mikäli katu suljetaan kokonaan liikenteeltä, tulee siitä ilmoittaa pelastusviranomaisille hyvissä ajoin.

Jätehuoltosuunnitelma
Kunnallisten jätehuoltomääräysten mukaan yleisötilaisuus on suunniteltava siten, että syntyvän jätteen määrä on mahdollisimman vähäinen. Yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa
järjestettävän tilaisuuden jätehuollosta sekä jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana.

Tapahtumajärjestäjän on tehtävä tapahtumastaan jätehuoltosuunnitelma ja pyydettäessä
toimittaa se kaupungin ympäristönsuojeluun. Suunnitelman on tarkoitus auttaa
tapahtumajärjestäjää huomioimaan siisteyden ja jätehuollon kannalta olennaiset asiat.

Jätehuoltosuunnitelmassa huomioidaan seuraavat asiat:

• Arvio tapahtuman kävijämäärästä
• Arvio tapahtumassa syntyvästä jätemääristä jätelajeittain (esim. sekajäte, biojäte,
  kartonki, lasi ja metalli)
• Jäteastioiden määrä ja sijoittuminen jätelajeittain kartalle merkittynä
• Jätteiden lajitteluohjeet jätepisteille
• Jäteastioiden tyhjennystiheys sekä astian tyhjennyksistä vastaava taho
• Tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön puhtaanapito tapahtuman aikana
• Tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön loppusiivouksen järjestäminen
• Tarpeen mukaan suunnitelma siirrettävien käymälöiden sijainnista ja lukumääristä sekä
  käymäläjätteen jätehuollosta vastaavan tahon yhteystiedot
• Tilaisuuden jätehuollosta vastaavan yhteystiedot (puhelinnumero, josta tavoittaa myös
  tapahtuman aikana) (lähde:https://www.tampere.fi/tapahtumajarjestajille/tapahtumajarjestajanopas/tapahtuman-siisteys-ja-jatehuolto)