Arkisto-, tieto- ja kirjaamopalvelut

Nokian kaupungin keskusarkisto huolehtii kaupungin pitkään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistossa säilytettävät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja jokaisen käytettävissä. Jos asiakirja on salainen, viranomaisella on velvollisuus perustella salauspäätös. Lisäksi jokaisella on oikeus saada tieto häntä itseään koskevista asiakirjoista, vaikka ne olisi laissa määrätty yleisöltä salassa pidettäviksi.

Asiakirjoihin voi tutustua myös kaupungintalon tiloissa. Tätä varten tulee täyttää käyttölupahakemus. Käyttölupahakemuksen saat Kaupungin keskusarkistosta (yhteystiedot alla). Käyttöluvan saatuasi sinun tulee varata aika tutustuaksesi ko. aineistoon.

Arkisto palvelee asiakkaita tekemällä tietohakuja, asiakirjahakuja ja antamalla arkistoiduista asiakirjoista kopioita. Tiedonhausta ja mahdollisista kopioista peritään maksu.  

Nokian kaupungilta löytyy eri koulujen ja oppilaitosten vanhoja koulu- ja tutkintotodistuksia ja oppilaskortteja, joissa on kootusti oppilaan perustietoja ja eri luokka-asteiden arvosanatietoja. Ennen vuotta 2019 tehdyistä merkinnöistä voi tilata jäljennöksiä alla olevalla sähköisellä Tietopyyntö todistuksista tai oppilaskortista -lomakkeella.

Jäljennökset on saatavissa vain suomenkielisinä.

Vuodesta 2019 lähtien tutkinto- ja opintosuoritustiedot löytyvät valtakunnallisesta Koski-palvelusta.

Kuntalainen voi tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön suullisesti, sähköpostilla tai alla olevan lomakkeen avulla.

Lomakkeen lähettäminen edellyttää 9.12.2025 lähtien Suomi.fi-viestipalvelun käyttöönottoa. Lomakkeelle täyttämiäsi tietoja ei tallenneta etkä voi lähettää lomaketta, jos et ole ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön.

Jos et ole vielä ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön, tee se Suomi.fi-palvelussa.

Jos et pysty ottamaan Suomi.fi-viestejä käyttöön, lomakkeen voi tulostaa ja joko postittaa tai tuoda kaupungin kirjaamoon. Muista tällöin allekirjoittaa lomake.

Tietopyyntö todistuksista tai oppilaskortista

Tietojen toimitustavat

Voit valita, miten halutut jäljennökset toimitetaan sinulle:

Sähköinen jäljennös toimitetaan Suomi.fi Viestit-palveluun. Tämä on nopein toimitustapa.

Paperinen jäljennös voidaan toimittaa kahdella tapaa:

• postitse tai
• sen voi tulla hakemaan erikseen sovittavasta kaupungin toimipisteestä (koululta tai kaupungin kirjaamosta)

Asiakirjajäljennökset toimitetaan viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Kaupungin kirjaamo tai koulujen koulusihteerit ovat tarvittaessa yhteydessä sinuun lisätietojen antamiseksi tai saamiseksi.

Hinnasto

Palvelu on maksuton, jos jäljennöstä ei tarvitse todistaa oikeaksi ja se toimitetaan joko Suomi.fi Viestit-palvelun kautta tai se haetaan sovitusta kaupungin toimipisteestä. Suomi.fi Viestit-palvelun osalta maksuttomuus edellyttää, että palvelussa on asetuksissa voimassa suostumus sähköiseen toimitustapaan.

Oikeaksi todistetuista jäljennöksistä peritään kaupungin hinnaston mukaisesti 8 euroa/todistus.

Postituksesta peritään postituskulut Postin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Kaupunginhallitus on tehnyt asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävistä maksuista päätöksen 11.1.2021.

Tämän taksan nojalla määrätään kaupungin viranomaisen antamista asiakirjoista ja tiedon antamisesta perittävistä maksuista. Lisäksi määrätään eräiden todistusten maksuista. Taksa koskee asiakirjoja, joiden maksujen perimisestä ei ole toisin säädetty tai määrätty.

Tässä taksassa mainittuihin maksuihin lisätään arvonlisävero, milloin kysymyksessä on arvonlisäverolaissa tarkoitettu verollinen toiminta. Pöytäkirjanotteiden ja jäljennösten myynnistä ei ole suoritettava arvonlisäveroa.

Asiakirjan antamista koskevia määräyksiä sovelletaan myös tietojen antamiseen
tulosteena, teknisen käyttöyhteyden avulla, muuten sähköisesti tai siihen verrattavalla tavalla sekä tietojen antamiseen viranomaisen tietopalveluna.

1) Pöytäkirjanotteet ja asiakirjan jäljennökset

Pöytäkirjanote ja asiakirjan jäljennös 5,00 €/sivu
Jäljennöksestä suoritettavaan maksuun sisältyy jäljennöksen oikeaksi todistaminen.

2) Oikeaksi todistamattomat jäljennökset

• valokopiot, standardikoko A4 1,00 €/sivu

• valokopiot, standardikoko A3 1,50 €/sivu
• valokopiot, muu kuin A4 tai A3 koko: 2,00 €/jokaista alkavaa A4-arkin kokoista alaa kohti
• mikrofilmisuurennos paperille, enintään standardikoko A4 2,00 €
• mikrofilmisuurennos paperille, enintään standardikoko A3 2,50 €

3) Todistukset

• vuokraoikeuden haltijaa koskeva todistus 6,00 €
• todistus kaupungilla vakuutena olevan haltijavelkakirjan luovuttamisesta 6,00 €
• jälkipanttaussitoumus 22,00 €
• muu pyynnöstä annettava todistus 8,00 €

Ellei asiakirjan antamisvuotta ole ilmoitettu, peritään jokaiselta tarkastettavalta lisävuodelta 5,00 €, kuitenkin enintään 15,00 €.

4) Maksuttomat asiakirjat

Maksua ei peritä

a) pöytäkirjanotteesta, joka annetaan asianosaiselle, ellei päätös koske lupaa tai muuta hyväksymistä, joka lain mukaan on haettava johonkin toimenpiteeseen tai sen suorittamatta jättämiseen
b) kaupungin omilta viranomaisilta
c) asianosaista koskevasta palvelu- ja palkkatodistuksesta
d) asiakirjasta, joka annetaan valtion viranomaiselle kaupungin hallintoon kohdistuvan viranomaiselle säädetyn valvontatehtävän suorittamista varten
e) asiakirjasta, joka annetaan oikeuden valvomista varten sille, jolta puuttuu varoja lunastuksen suorittamiseen
f) asiakirjasta, joka tarvitaan kaupungin virasta tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun etuuden hakemista varten, eikä
g) asiakirjasta, josta lain tai asetuksen mukaan ei ole perittävä maksua.

Maksu voidaan lisäksi jättää perimättä, kun asiakirja toimitetaan tieteellisiä tutkimuksia varten. Alle viiden euron suuruiset maksut voidaan jättää laskuttamatta.

Ne tulee kuitenkin sisällyttää asiakkaan seuraavaan laskuun, silloin kun se on mahdollista ja asiakkaalle kohtuullista.

5) Tietojen keräämisestä ja tilastojen laatimisesta yms. perittävät perusmaksut

Erityistoimia vaativan tiedon antamista asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti:

• normaali tiedonhaku (työaika alle 1 tuntia tai tunnin) 50,00 €
• normaali tiedonhaku (työaika yli tunnin, mutta alle 2 tuntia) 100,00 €
• vaativa tiedonhaku (työaika 2-5 tuntia) 280,00 €
• hyvin vaativa tiedonhaku (työaika yli 5 tuntia) alarajalla 310,00 € ja käytetyltä täydeltä tunnilta 30,00 €

Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtaisena maksuna 1,00 € sivulta.

6) Merkinnät asiakirjaan

Salassa pidettävään asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle ja joka on pidettävä salassa toisen tai yleisen edun vuoksi, on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu.

7) Postimaksut

Asiakirjoja postitse lähetettäessä peritään postimaksu